7 diretrizes para escolher suas KPIs ao criar dashboards

Quando temos a solução e o caminho para centralizar os dados dos diversos sistemas que temos em marketing e vendas surge aquela dúvida cruel: O que colocar no dashboard que vai representar o caminho da minha tomada de decisão?

Mas não se preocupe. É muito comum na criação de dashboards ter dúvidas de quais métricas e KPIs escolher para exibir no painel.

Realmente não é simples escolher os melhores indicadores, porque quando se trata de monitoramento em tempo real, o desejo é colocar todo tipo de informação para acompanhar tudo e não perder nada.

E como já foi dito aqui portal Marketing por Dados, quando tudo é prioridade nada é prioridade. Pensando nisso, após várias pesquisas e aplicações no ID control consegui unir 7 diretrizes para escolher suas KPIs na hora de criar um dashboard. Vamos a elas.

7 diretrizes para escolher suas KPIs

  1. Certifique-se que as KPIs sejam importantes e relacionadas ao negócio e/ou setor

Todas as métricas e KPIs devem, necessariamente, estar interligadas às estratégias e metas da empresa e precisam ter o aval dos responsáveis das áreas envolvidas (gerentes, gestores, diretores etc.). Os KPIs devem representar o comportamento desejado de cada área envolvida. É necessário ter em mente que os KPIs não estão focados apenas em métricas internas, mas também no comportamento dos consumidores para criar insights.

Portanto, não se prenda apenas a KPIs que irão definir o resultado da meta em si, mas também se preocupe com ciclo de compra do consumidor

  1. Crie KPIs acionáveis

Certifique-se de que existe um proprietário responsável por cada indicador (KPI) e que tenha autoridade e o apoio necessários para definir a mudança de rumo ou minimizar o impacto da tomada de decisão.

Estabeleça o responsável na fase de definição das KPIs para que o monitoramento não fique sem “dono”. A KPI não será boa quando você não for capaz de tomar decisões corretivas em casos de mudanças de rotas de acordo com o planejado.

  1. Os KPIs devem ser mensurados frequentemente

A periodicidade do acompanhamento será de acordo com o KPI, sendo por hora, diária até mensal, semanal ou mesmo trimestralmente. KPIs que só são revistos a cada mês ou trimestre podem ser estrategicamente importantes, mas são menos críticos para o sucesso operacional do dia a dia.

Se tenho algo que ganha revisão com um tempo maior, talvez não seja interessante esse KPI ser escolhido para adicionar no dashboard.

  1. Certifique-se que as KPIs escolhidas sejam relevantes para quem irá consumir as informações (diretamente e indiretamente)

Um dashboard deve prover relevância para quem vai consumir a informação contida nele. Cada setor/área ou responsável pelas métricas, devem ser alimentados por uma visualização de KPIs mais relevantes de suas metas focando suas atenções no que for importante para seu trabalho e tomadas de decisão.

É muito importante lembrar que o dashboard tem o seu público direto, que irá consumir as informações a todo momento, e indireto, que são setores que podem ser impactados indiretamente. Como exemplo, podemos utilizar os setores de marketing e vendas.

Para um dashboard de marketing, o público direto são os profissionais de marketing, e indireto são os profissionais de venda. Sendo assim, é importante se preocupar com a leitura das informações para que sejam relevantes também para os setores indiretos.

 

5. Fornecer comparativo baseado no histórico de desempenho da empresa


Acompanhar o desempenho atual da KPI em relação às metas ou médias históricas dá uma visão de como está a evolução para os usuários e permite uma melhor gestão por parte dos decisores.

A capacidade de alertar os usuários visualmente e oferecer relatórios drill-down – relatórios  com maiores detalhes internos – para os dados fornece uma visão e contexto sobre qual ação corretiva pode ser necessária.

Portanto, escolha KPIs que possibilitem comparativos com períodos anteriores lhe dê oportunidade de tomar melhores decisões.

6. Evangelize seu time sobre métricas e KPIs

Muitas vezes simplesmente ter as métricas e KPIs visíveis não é o suficiente.
Usuários de todos os níveis hierárquicos precisam compreender como as informações se alinham com todos o níveis estratégicos, individuais e departamentais da empresa.

A simples ação de colocar um dashboard em TVs para falar que se faz gestão à vista não adianta. É mesma coisa de distribuir livros em mandarim para os colaboradores e afirmar que você preza pela informação.

Não podemos ignorar o fato que não temos uma cultura de dados na grande maioria das empresas brasileiras. A educação para compreensão de métricas e KPIs deve ser parte do processo da implementação de um dashboard.

7.Todo cuidado é pouco

É importante determinar se as KPIs definidas são realmente relevantes para o cumprimento das metas estratégicas do objetivo. Geralmente, dashboards têm uma abordagem de “se você pode medir, então meça” e nesse caso, podemos ter entre 20 ou mais KPIs competitivas para analisar. Mas será que essas métricas são as corretas? Não são muitas métricas?

É muito importante segurar a onda e ter as métricas certas, mesmo que poucas. Lembre-se, toda e qualquer métrica ou KPI em um dashboard deve ser algo acionável, ou seja, permitir que você possa ter uma ação sobre o que está sendo exibido.

Bônus – Dicas ao criar dashboards

  1. Não importa quão útil seja, dados são apenas uma ferramenta

Você não pode transformar os dados em fim, mas sim em meio para uma tomada de decisão mais acertada. Os dashboards e os dados nele exibidos são apenas a ferramenta para o monitoramento das informações necessárias e uma grande contribuição para economia de tempo de seu time.

  1. Seja orientado a dados, não escravo dos dados

Apesar da importância dos dados exibidos, não se transforme em um escravo a ponto de informar apenas por meio dos dashboards. Continue acessando as fontes de dados separadamente para detalhar os acontecimentos e realizar as perguntas certas.

Os dados precisam responder perguntas importantes rapidamente, mas você, deve sempre gerar novos questionamentos para que aconteça de fato uma evolução analítica.

Conclusão

Encher um dashboard de métricas e KPIs não é de forma alguma a melhor maneira de monitorar resultados. É necessário saber o que você quer que seja respondido e ter as perguntas necessárias para obter as respostas. Esse é o caminho.

Se você não sabe o que perguntar, consequentemente não sabe o que quer, portanto é necessário dar alguns passos para trás.

Mas sem dúvida, os 10 passos (+ 2 de bônus) mostrados aqui lhe ajudarão até mesmo a gerar essas perguntas para de fato definir quais métricas e KPIs estarão em sua gestão à vista.

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